Fijar objetivos efectivos en la organización de eventos

El proceso de Planificación  en el desarrollo de los eventos es el arte de trazar objetivos de corto plazo y hacerlos realizables. Una sencilla regla para saber si los objetivos están bien elaborados es valorar si cumplen con las siguientes reglas, a parte de ser redactados en verbo infinitivo.

Deben ser:

• Específicos: (Specific)  Claros sobre qué, dónde, cuándo y cómo va a cambiar la situación;
• Medibles (Measurable): que sea posible cuantificar los fines y beneficios;
• Realizables (Achievable): que sea posible lograr los objetivos (conociendo los recursos y las capacidades a disposición.);
• Realistas (Realistic): que sea posible obtener el nivel de cambio reflejado en el objetivo;
• Limitado en tiempo (Time bound): estableciendo el periodo de tiempo en el que se debe completar cada uno de ellos.

Diez claves para la ejecución exitosa – El Hacer-

Aunque la ejecución depende de muchos factores, hay diez variables que deben ser tenidas en cuenta de forma imprescindible para asegurarse el éxito:

1)         Fijar límites temporales claros a cada etapa: el primer paso es ponerse límites en cada una de las etapas típicas de la gestión.

Esto supone que fijaremos un plazo para pensar sobre la situación,

• otro para Planificar,
• otro para implementar o Hacer
• otro para controlar o Verificar y
• otro para Actuar

Y debemos ser rigurosos a la hora de cumplir ese plazo. A veces si no hay una amenaza externa muy evidente, tardamos más tiempo del requerido en la planificación de los eventos y nos perdemos en revisiones de estrategia con el fin de intentar cerrar nuevos flancos, pero hay que obsesionarse menos por la perfección y comenzar a implementar.

Es básico imponerse un sentido de urgencia y no perderse en la perfección.

2)     Objetivos claros y compartidos: es fundamental fijar objetivos que expresen claramente cuál es el fin que perseguimos en la realización del evento, que sean concisos y que permitan ver claramente al equipo de trabajo, en dónde hay que llegar. Y todo esto hacerlo de forma compartida con las personas, tanto en su fijación como en su comunicación posterior.

3)     Funciones claras: cada miembro del equipo de la organización dele ventos, debe saber lo que tiene que hacer, lo que se espera de él, los recursos que se le darán y la recompensa que recibirá.

4)     Fijación del alcance de las acciones: supone que el equipo que tiene a su cargo la organización del evento, ha de tener muy claro cuál es el entregable, con qué productos y servicios de los proveedores tienen que trabajar, el límite temporal y geográfico, los shareholders y stakeholders con los que deben relacionarse, los clientes o invitados y las áreas internas que participan.

5)     Aplicar el estilo de dirección adecuado en cada etapa: en la implementación de las acciones que requiere el evento, nos encontraremos con fases donde el equipo necesita dirección (sobre todo al principio), luego necesitará entrenamiento, después integración y más tarde será tan productivo que solo necesitará delegación.

6)     Comunicación y feedback continuo: hay que establecer flujos claros de comunicación con todas las áreas implicadas en la organización del evento y dar feedback a los miembros del equipo para que tengan idea de cómo van implementando todo.

7)     Fijar hitos, controles y banderas rojas: es importante que el equipo que trabaja por llevar a cabo el eventos, maneje metas temporales en el camino al objetivo y que responda por ellas, para que sienta una cierta sensación de urgencia.

8)     Recordar las prioridades: a veces la implementación abre nuevas vías de desarrollo y nuevos problemas que tienen la capacidad de desviarnos de nuestro camino. Es importante recordar al equipoque trabaja en la organización del eventgos, dónde se debe centrar.

9)    Tenacidad y perseverancia: como habilidad personal destacable, el organ izador de eventos debe ser perseverante y tenaz para sacar adelante el evento a pesar de las barreras internas y externas.

10) Confiar en los demás y pedir la ayuda: es importante que en toda la implementación busquemos aliados en la organización del evento que sean impulsores de la implementación; pero también es importante no tener miedo a exponerse y solicitar ayuda a los demás.